Guida alla scelta
Tutti i gestionali sanno registrare una prenotazione. La differenza si vede su quello che succede dopo: quanti numeri devi rimettere d'accordo, e quante decisioni prendi guardando fogli che ti sei fatto da solo.
Il problema
Quasi nessuno cambia gestionale perché quello che ha «non funziona». Lo cambia perché si è accorto che i programmi sono collegati e i conti non tornano lo stesso — e di solito lo scopre da tre sintomi.
Il gestionale e il programma dei prezzi sono collegati, eppure danno due occupazioni diverse per lo stesso mese. Nessuno ha sbagliato i conti: ognuno divide per le sue camere, e il collegamento trasporta il risultato, non il criterio.
Il channel manager porta la tariffa ovunque. Notti minime, date chiuse, camere riservate a un portale passano solo in parte, ognuna col nome che le dà quel programma — e quello che cambi a mano spesso non torna indietro.
Il gestionale sa da quale portale arriva ogni prenotazione, la contabilità sa quanto hai speso. Quanto resta per camera venduta, portale per portale, non lo sa nessuno dei due: lo ricostruisci tu, quando hai tempo.
I criteri
Non «quante funzioni ha», ma quanto lavoro toglie. Sono le stesse cinque aree su cui è costruito il check-up, e si possono chiedere a qualunque fornitore prima di firmare.
| Criterio | Registro delle prenotazioni | Gestionale completo |
|---|---|---|
| Un dato si scrive una volta sola | Il prezzo passa al channel manager, le restrizioni solo in parte | Inventario unico: si scrive nel gestionale e arriva ai canali, restrizioni comprese |
| Numeri sul futuro, non solo sul passato | no | sì |
| Il lavoro ripetitivo lo fa il sistema | Elenchi da stampare | Messaggi agli ospiti, piano pulizie e foglio dei pasti generati dai soggiorni |
| Adempimenti italiani inclusi | Tassa di soggiorno da ricalcolare a mano | Tassa e schedine alloggiati calcolate dai dati già inseriti |
| I conti si chiudono sugli stessi dati | no | sì |
| Prezzi e costi come strumenti a sé | no | Si aggiungono quando serve, e si collegano anche a un gestionale di terzi |
«Registro delle prenotazioni» non è un insulto: per una struttura piccola e stabile può bastare. Il confronto serve a sapere cosa non stai comprando.
Il costo vero
Il prezzo di listino è la parte facile del conto. Le voci che si scoprono dopo sono tre, e insieme valgono spesso più dell'abbonamento.
Per il quadro completo dei costi di mercato — fasce di prezzo per camera, setup, voci nascoste — c'è una pagina dedicata: quanto costa un PMS per hotel.
Dove entriamo noi
È il gestionale che abbiamo costruito per rispondere a quelle cinque domande con un sì: un inventario solo, i numeri sul futuro, il lavoro ripetitivo automatizzato e gli adempimenti italiani dentro invece che accanto. Prezzi e controllo dei costi sono strumenti a sé (RatePilot e CostCore): si accendono quando servono, e funzionano anche sopra un gestionale che non è il nostro.
Due o tre settimane per una struttura singola, contando la migrazione dei dati e l'affiancamento. La parte lunga non è tecnica: è decidere quali dati vale la pena portare dietro.
Il momento giusto è la bassa stagione, e la regola è non fare mai il passaggio con la casa piena.
Dipende da quale. Alcuni si collegano, altri sovrappongono funzioni che il gestionale ha già — e in quel caso pagheresti due volte per lo stesso lavoro, con due verità sulle disponibilità.
È una delle prime cose da guardare, prima del prezzo.
Serve se il lavoro ripetitivo lo stai facendo tu. Il numero di camere conta meno di quanto sembri: una struttura piccola con molti canali e molte tariffe ha più bisogno di automazione di un hotel grande con una tariffa sola.
Se hai poche camere, pochi canali e prezzi stabili, un registro può bastare — e te lo diciamo.
Sono tuoi, e devi poterli portare via. La domanda da fare a qualunque fornitore è: «in che formato me li esportate, e quanto costa?». Se la risposta è vaga, quella è la risposta.
Nessuna: PMS (property management system) è il nome inglese della stessa cosa. In Italia si usano entrambi, e chi vende tende a usare l'inglese quando vuole far sembrare nuovo un registro.
Dieci domande, tre minuti, e sai su quali due aree conviene intervenire — che a volte non sono il gestionale.
Fai il check-up